Administrative Assistant: HR/Finance/Professuren (m/w/d)

Über uns

Die ETH Zürich, eine der führenden Hochschulen weltweit, forscht und lehrt auf dem Campus Heilbronn zur Zukunft der künstlichen Intelligenz und einer verantwortungsvollen digitalen Transformation. Der ETH Zürich Campus Heilbronn wird Forschung betreiben sowie Studiengänge und Weiterbildungen anbieten.  

Im Rahmen des Aufbaus unseres Campus suchen wir eine organisationsstarke, verlässliche Persönlichkeit, die unser Team und mittelfristig unsere Professuren administrativ unterstützt.

Stellenbeschreibung

In dieser Funktion unterstützen Sie zunächst die Bereiche Personal und Finance in administrativen und operativen Tätigkeiten. Sobald die Professuren besetzt sind – erfahrungsgemäß innerhalb eines Jahres – übernehmen Sie deren Assistenzstelle.

Administration Human Resources - Sie unterstützen die operativen Prozesse entlang des Employee-Life-Cycle vom Pre- bzw. Onboarding bis hin zum Offboarding. In Zusammenarbeit mit der HR-Leitung koordinieren und lösen Sie HR-Fragen im Tagesgeschäft.

Administration Finance - Sie unterstützen Finance im Tagesgeschäft und wirken an folgenden Aufgaben mit: Sie kontieren und erfassen laufende Geschäftsvorfälle in Standard-IT-Anwendungen (SAP, DATEV) prüfen Kreditorenrechnungen und bereiten Zahlläufe vor. Zudem bereiten Sie die Spesenabrechnung vor und prüfen sie auf Vollständigkeit und Plausibilität. Im Bestellwesen wirken Sie an der Koordination mit Lieferanten bzw. dem Einkauf mit und unterstützen bei der korrekten steuerlichen Zuordnung von Geschäftsvorfällen.

Administration Professuren - Sobald die Professuren besetzt sind, ist geplant, dass Sie diese tatkräftig in administrativen Aufgaben unterstützen. In diesen Bereich fallen zusätzlich Aufgaben, wie Reiseplanungen, Kalenderpflege, erledigen die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, planen Reisen und organisieren Sitzungen, Workshops sowie Gastvorträge. 

Profil

Ausbildung und Erfahrung

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung 
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Verwaltungs-, Sekretariats- oder Assistenzfunktion

Technische Kompetenzen

• Kenntnisse in gängigen HR- und Finance-Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office

Persönliche Eigenschaften

• Teamplayer mit guten Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Diskrete, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet in einem universitären Umfeld

Förderliche Qualifikationen

• Erfahrung mit ERP-/HR-Systemen (z.B. SAP/Personio) von Vorteil

Sprachkenntnisse

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum

• Die Freiheit etwas aufzubauen und aktiv mitzugestalten

• Ein dynamisches und interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einem sehr modernen Arbeitplatz

• Attraktive Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Flexible Arbeitsbedingungen und eine offene Arbeitskultur

• Die Möglichkeit nach Absprache von zu Hause arbeiten zu können